Hebt u zin voor administratief en financieel beheer en werkt u graag in een internationale omgeving? Spreekt het idee u aan om te werken in een waardengedreven organisatie, samen met een team van geëngageerde collega’s? Dan is de functie van Financieel & Administratief Coördinator bij een ngo voor internationale samenwerking iets voor u!
VIA Don Bosco is een Belgische ngo die zich inzet voor het recht op onderwijs. Om jongeren en jongvolwassenen te ondersteunen in hun zoektocht naar een waardig bestaan, werken we samen met technische en beroepsscholen in Afrika en Latijns-Amerika. Deze scholen focussen op het versterken van de professionele en sociale vaardigheden van jongeren en begeleiden hen naar de arbeidsmarkt. Ook in België blijven we niet stilzitten: via wereldburgerschapseducatie begeleiden we jongeren wereldwijd in hun groei tot kritische en solidaire burgers.
Functie
De coördinator speelt een centrale rol in het sturen, begeleiden en verbinden binnen de organisatie. Hij/zij zorgt voor strategische coherentie, een vlotte organisatie en een collaboratieve dynamiek binnen zijn/haar departement, in nauwe samenwerking met de andere teams en de directie.
Als klankbord – luisterend, verduidelijkend en versterkend – en als stimulerende sparringpartner met een kritische blik, wekt de coördinator vertrouwen, geeft duidelijke richting, mobiliseert de krachten van het team rond een gedeelde visie, anticipeert op noden, volgt de werklast op en bevordert een cultuur van feedback en ontwikkeling.
Hij/zij zorgt voor een vlotte informatiecirculatie, vertegenwoordigt de organisatie intern en extern, en draagt actief bij aan het voorkomen van spanningen, het beheren van prioriteiten en de globale kwaliteit van de activiteiten.
Als financieel en administratief coördinator rapporteert u rechtstreeks aan de directrice en neemt u deel aan het dagelijks beheer. U bent verantwoordelijk voor het behalen van meerjaren-doelstellingen op basis van een duidelijke begroting. Hiervoor leidt u een team van vier medewerkers en staat u in voor de efficiëntie van de organisatie en de opvolging van de activiteiten van uw team. U overlegt regelmatig met andere diensten om een correcte verantwoording van de middelen te garanderen.
Uw belangrijkste taken
Financiën
U bent verantwoordelijk voor:
- De voorbereiding en uitvoering van het financieel beleid van de organisatie, in overleg met het directiecomité.
- Het opstellen, opvolgen en bijsturen van jaarlijkse en meerjarige begrotingen.
- Het financiële luik van subsidiedossiers en de correcte communicatie van financiële gegevens en rapporten aan overheden, donoren en schenkers.
- De structuur van de boekhouding en het beheer van het extern boekhoudkantoor. Kennis van analytische boekhouding is vereist om controleprocedures en noodzakelijke rapporten op te stellen. U produceert tevens betrouwbare financiële rapporten.
- De voorbereiding en begeleiding van interne en externe audits.
- Het opzetten en bewaken van nalevingsprocedures (juridisch, fiscaal, sociaal, schenkers).
- Het identificeren en beheren van financiële risico’s (kaspositie, wisselkoers, boekhoudfouten) en het optimaliseren van het financieel beheer.
- Het onderhouden van relaties met banken, auditors, overheden en schenkers.
Administratie
- U volgt de wetgeving voor vzw’s op (inclusief de wet op overheidsopdrachten) en zorgt voor de uitvoering van de nodige administratieve procedures; u beschikt over een grondige kennis hiervan of kan die snel verwerven.
- U superviseert de administratieve processen van de organisatie (contracten, verzekeringen, overeenkomsten en interne administratieve processen).
- U bent verantwoordelijk voor de optimalisatie van de financiële, administratieve en IT-tools (boekhoudsoftware, ERP, dashboards, enz.).
- U coördineert het logistiek beheer van de organisatie, van voorraadbeheer tot gebouwenbeheer.
- U vertaalt financiële informatie in duidelijke analyses voor niet-specialisten binnen de organisatie.
Personeelsbeheer
- U onderhoudt een constructieve en efficiënte werkrelatie met de directie en collega’s van VIA Don Bosco, en bent bereid junior medewerkers te begeleiden en te coachen, waarbij u het goede voorbeeld geeft en anderen inspireert door uw houding.
- U plant en stuurt de activiteiten van de financiële en administratieve diensten, inclusief coaching en evaluatie van uw directe medewerkers.
- U zorgt voor permanente vorming van de teamleden op vlak van financiën en administratie, in lijn met de gemeenschappelijke doelstellingen.
Gezocht profiel :
- U beschikt over een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring.
- Minstens vijf jaar ervaring in een leidinggevende/coördinerende functie (gelijkwaardig) in de sector ontwikkelingssamenwerking of in een financiële functie.
- U hebt kennis van Belgische boekhoudkundige en financiële normen (boekhoudplan, wettelijke verplichtingen van vzw’s, interne controle).
- U hebt kennis van grondige begrotingsbeheer: opmaak, opvolging en analyse van begrotingen met meerdere bronnen (subsidies, giften, projecten).
- U hebt kennis van het regelgevend en fiscaal kader van ngo’s/vzw’s (btw, rapportering aan overheden, basis sociale wetgeving).
U beschikt over diepgaande kennis en competenties inzake:
- Regels van financiële naleving (intern, schenkers, externe audits) en de capaciteit om de naleving ervan te garanderen.
- Procedures van overheidsopdrachten en aankoopbeheer, indien relevant.
- Beheer van internationale geldstromen (transfers naar partners in het Zuiden, wisselkoersrisico’s, bankcontroles).
- Juridisch kader van verenigingsgovernance (aansprakelijkheid van bestuurders, transparantieverplichtingen, jaarrekeningen).
Ervaring met MealForce/SalesForce of de capaciteit dit snel aan te leren is een vereiste.
Leiderschapskwaliteiten:
- U beschikt over een uitstekend analytisch en strategisch inzicht.
- U bent resultaatgericht en oplossingsgericht en hecht groot belang aan transparantie.
- U bent flexibel, stressbestendig en kan omgaan met verandering en tegenslagen.
- U streeft voortdurend naar verbetering en excellentie.
- U kan een team coördineren en samenwerking stimuleren. U weet het team rond gedeelde doelstellingen te verenigen zonder autoritair te zijn.
- U coacht teamleden op een aangepaste manier, geeft verantwoordelijkheid en stemt uw communicatiestijl af op de persoon.
- U bent discreet en respecteert vertrouwelijkheid (o.a. m.b.t. financiële gegevens, lonen, contracten …).
VIA Don Bosco is een Belgische nationale ngo met partners in Europa, Afrika en Latijns-Amerika. Daarom verwachten we van u:
- Een uitstekende kennis van het Nederlands en het Frans. Kennis van Engels en Spaans is een pluspunt.
- Bereidheid om af en toe naar partnerlanden te reizen in het kader van uw werk.
- Affiniteit met de ngo-sector en een duidelijke interesse in de missie, visie en waarden van VIA Don Bosco.
Wij bieden:
- Een boeiende en gevarieerde job in een dynamische organisatie in een internationale context:
- De voldoening om uw competenties in te zetten voor duizenden jongeren wereldwijd en voor een rechtvaardigere samenleving die de Duurzame Ontwikkelingsdoelen onderschrijft.
- De mogelijkheid om te reizen naar onze partnerlanden in Afrika en Latijns-Amerika.
- Een voltijds contract van onbepaalde duur met onmiddellijke indiensttreding.
- Een loon conform de barema’s van VIA Don Bosco voor deze functie, barema 9: tussen € 4.345,81 en € 5.975,49.
- 13de maand; terugbetaling woon-werkverkeer; groepsverzekering (pensioensparen); maaltijdcheques.
Geïnteresseerd?
Stuur ons uw CV en motivatiebrief uiterlijk per e-mail ter attentie van Serena Canepa, medewerker Human Resources: hr@viadonbosco.org.
Geïnteresseerden worden sterk aangeraden om zo snel mogelijk te reageren. VIA Don Bosco zal de kandidaturen analyseren zodra ze worden ontvangen en behoudt zich het recht voor de rekruteringsprocedure af te sluiten zodra een geschikte kandidaat is gevonden. In de week van 5 januari beginnen we met het analyseren van de cv’s. Als uw profiel wordt geselecteerd, beginnen de tests in de week van 12 januari.
Geïnteresseerden worden sterk aangeraden om zo snel mogelijk te reageren. VIA Don Bosco zal de kandidaturen analyseren zodra ze worden ontvangen en behoudt zich het recht voor de rekruteringsprocedure af te sluiten zodra een geschikte kandidaat is gevonden.
Wij doen ons best om elke kandidaat een antwoord te geven, maar helaas ontbreekt het ons soms aan tijd.
Bij VIA Don Bosco hechten wij veel belang aan gelijke kansen. Wij selecteren kandidaten op basis van hun kwaliteiten en competenties, ongeacht gender, leeftijd, afkomst, religie of enig ander criterium dat niet relevant is voor de functie.
Heb je een strategische mindset en talent voor het opbouwen van duurzame partnerschappen? Wil je bijdragen aan toegankelijk onderwijs voor jongeren in een internationale context? Hou je ervan om financieringskansen te identificeren en ideeën om te zetten in concrete projecten? Dan is deze functie misschien iets voor jou.
VIA Don Bosco is een Belgische ngo die zich inzet voor het recht op onderwijs. Om jongeren en jongvolwassenen te ondersteunen in hun zoektocht naar een waardig bestaan, werken we samen met beroeps- en technische scholen in Afrika en Latijns-Amerika. Deze scholen richten zich op het verbeteren van de professionele en sociale vaardigheden van jongeren, en op hun begeleiding naar de arbeidsmarkt. Ook in België zitten we niet stil: via wereldburgerschapseducatie helpen we jongeren overal ter wereld om kritische en solidaire burgers te worden.
Functie
Als Business Developer draag je bij aan de strategische ontwikkeling en de financiële duurzaamheid
van VIA Don Bosco. Je speelt een sleutelrol bij het identificeren en mobiliseren van internationale institutionele financiering om onze onderwijs- en beroepsopleidingsprogramma’s in partnerlanden te ondersteunen. Je ontwikkelt en onderhoudt relaties met institutionele schenkers zoals de Europese Commissie, VNagentschappen, ontwikkelingsbanken, multilaterale fondsen en grote stichtingen. Je coördineert ook de redactie van projectvoorstellen en financieringsaanvragen die aansluiten bij de missie en strategische prioriteiten van de organisatie. Je werkt nauw samen met de projectteams, de directie en de internationale partners om relevante, coherente en financierbare projecten te ontwikkelen.
Je belangrijkste taken:
- Strategische monitoring en analyse van internationale en nationale institutionele financieringskansen
- In kaart brengen en prioriteren van relevante intitutionele schenkers
- Ontwikkelen en beheren van relaties met schenkers en strategische partners
- Naast het aantrekken van nieuwe schenkers verwachten we ookdat je relaties met bestaande strategische schenkers consolideert en opvolgt, en waar mogelijk oude contacten opnieuw activeert
- Opstellen en coördineren van conceptnota’s en volledige projectvoorstellen
- Het waarborgen van de kwaliteit, de coherentie en de conformiteit van voorstellen met de voorwaarden van schenkers
- Interne teams adviseren over de omkadering en voorwaarden van schenkers
- Ondersteuning bieden bij contractonderhandelingen met schenkers
- Bijdragen aan de ontwikkeling of aanpassing van de meerjarige strategie voor institutionele fondsenwerving
- Initiëren en coördineren van consortiums met andere organisaties
- Af en toe VIA Don Bosco vertegenwoordigen op fora, consultaties en intitutionele evenementen
Gezocht profiel:
- Master in humane wetenschappen, handel, marketing of management, of gelijkwaardig door ervaring
- Minstens 5 jaar relevante ervaring in internationale samenwerking of institutionele fondsenwerving
- Aantoonbare ervaring met het schrijven van projectvoorstellen die gefinancierd worden door institutionele schenkers
- Goede kennis van internationale financieringsmechanismen (Europese Unie, Verenigde Naties, multilaterale fondsen, internationale stichtingen)
- Interesse in thema’s rond onderwijs, beroepsopleiding en de tewerkstelling van jongeren
- Uitstekende schrijf- en analytische vaardigheden
- Zeer goede beheersing van het Frans en Engels (mondeling en schritielijk). Kennis van het
- Nederlands is een grote troef. Spaans is een pluspunt
- Goede teamspeler met een hoge mate van autonomie
- Sterke relationele vaardigheden, strategisch inzicht en diplomatie in het beheer van internationale partnerschappen
Wij bieden:
- Een stimulerende en strategische functie binnen een geëngageerde internationale organisatie
- Een gemotiveerd team en een collaboratieve werkomgeving
- Mogelijkheid tot telewerk met enkele dagen aanwezigheid op kantoor
- Een voltijds of deeltijds contract
- Salaris en extralegale voordelen volgens de barema’s van VIA Don Bosco (niveau 6): vanaf € 3.046,57 tot € 4.189,03
Geïnteresseerd?
Bezorg je cv en motivatiebrief ten laatste op 9 april 2026 aan onze afdeling Human Resources via het mailadres hr@viadonbosco.org. De schriftelijke proef zal – onder voorbehoud – plaatsvinden in de week van 13 april 2026. Het
sollicitatiegesprek zal plaatsvinden in de week van 20 april 2026.